Бітрікс Документи

Модулі CRM

Автоматична генерація первинних документів за лічені секунди

Ручне заповнення договорів, рахунків, специфікацій та актів виконаних робіт забрає у менеджерів години робочого часу та неминуче призводить до прикрих помилок у реквізитах, сумах чи сумах ПДВ. Модуль «Документи» в автономному Бітрікс повністю автоматизує процес підготовки первинної документації. Достатньо натиснути одну кнопку у картці Угоди або Контакту — і система за декілька секунд сформує готовий документ у форматі PDF або Docx, автоматично підставивши всі дані клієнта, реквізити вашої компанії, товарні позиції, ціни та знижки. Оскільки обробка даних та створення файлів відбуваються безпосередньо на автономному виділеному сервері в Україні або ЄС, ваші комерційні умови та шаблони договорів залишаються у суворо закритому контурі.

Модуль дозволяє легко завантажувати та налаштовувати власні корпоративні шаблони документів будь-якої складності. Ви можете використовувати стандартизовані поля (автоматичний перевод суми прописом, розрахунок податків, динамічні таблиці товарів) та налаштовувати нумерацію договорів і рахунків за заданими правилами. Документи повністю відповідають вимогам чинного українського законодавства, а можливість швидкої зміни шаблонів дозволяє миттєво адаптувати документообіг до нових юридичних норм.

Автоматичне додавання печаток, підписів та швидка відправка

Прискорте підписання та виставлення рахунків у рази. Модуль дає змогу завантажити у систему факсиміле підписів відповідальних осіб та печатку компанії. При генерації рахунку чи акта система може автоматично накладати їх на документ. Сформований файл можна прямо з картки CRM надіслати клієнту у вигляді захищеного посилання, електронного листа чи файлу в месенджер (Telegram, Viber). Клієнт завантажує готовий PDF-файл з уже наявними печатками, що суттєво скорочує цикл відправки первинних документів та прискорює оплату.

Повний хронологічний архів та миттєвий пошук документів

Забудьте про довготривалі пошуки загублених актів чи рахунків у папках на робочих столах комп’ютерів. Усі згенеровані документи автоматично зберігаються в хронологічній стрічці відповідної угоди та у загальному цифровому архіві модуля. Ви завжди бачите, хто саме зі співробітників, коли і на основі яких даних створив той чи інший файл. Висока швидкість обробки інформації на автономному сервері забезпечує миттєвий пошук за номерами документів, датами, контрагентами чи сумами.

Відкрийте для себе новий рівень системи

Захист комерційних даних, шаблонів та розмежування прав

База сформованих документів містить найчутливішу фінансову та юридичну інформацію компанії. У Модулі «Документи» реалізовано суворе розмежування прав доступу: співробітник має право генерувати та переглядати документи тільки за своїми угодами, тоді як шаблони документів, можливість їх редагування та доступу до загального архіву знаходяться під контролем юридичного відділу та керівництва. Автономний режим роботи сервера унеможливлює вивантаження або витік масиву первинної документації сторонніми особами.

Інтеграція з ЕЦП/КЕП та сервісами електронного документообігу

Модуль «Документи» легко інтегрується з українськими сервісами електронного документообігу та підсистемами накладення кваліфікованого електронного підпису (КЕП/ЕЦП). Це дозволяє не лише генерувати документи всередині CRM, а й підписувати їх ЕЦП у декілька кліків та відправляти контрагентам через захищені цифрові канали без потреби друкувати паперові оригінали. Усі операції з підписання та шифрування обробляються через захищені канали вашого сервера.

Оцифруйте документообіг вашої компанії

Звільніть ваших менеджерів від рутинного паперового хаосу та зведіть до нуля помилки у первинній документації. Переведіть генерацію, відправку та зберігання документів на автономну, швидку та надійну платформу, де кожен рахунок та договір створюються миттєво та перебувають під надійним захистом вашого сервера. Наші фахівці допоможуть налаштувати шаблони документів, інтегрувати факсиміле, розмежувати доступи та розгорнути систему на надійних серверах.

Зробіть перший крок до повної незалежності вашої системи!

Замовити Бітрікс